第 一章 总 则
第一条 为了加强学校学生档案管理工作 ，促进学生档案管理工作规范 化 、制度化 、科学化 ，确保学生档案的安全 ，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用 ，依据 《中华人民共和国档案法》、教育部 《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第 41 号）等法律 、法规， 结合河南省教育厅 、河南省档案局的有关规定 ，结合我校实际 ，制定本办法。
第二条 本办法所称学生档案是学生接受教育过程中形成的反映学生个 人经历 、政治思想 、品德作风 、专业能力 、 日常表现等内容的文件材料 ，是 全面考核 、了解学生的重要依据 ，是学生教育和学生管理工作及学校档案的 重要组成部分。
第三条 学生档案管理工作实行两级管理办法。学生入校至毕业年份的五月份 ， 由二级学院团总支负责管理 ，毕业年份五月份整理后交学生处审核、 密封和递送。
根据国家招生政策要求 ，五年制大专学生档案自入校后开始建档 ，并随 学籍性质变更在校内转递。
第四条 在学生档案管理工作中 ，必须贯彻执行党和国家有关档案保密 的法规和制度 ，严格规范管理 ，确保学生档案的连续 、完整与安全。
第五条 学生档案管理范围：普通高职生 、“3 + 2 ” 分段制大专生和五年 制大专生的档案。
第二章 管理单位及职责
第六条 学生档案由学生所在二级学院团总支总体负责 ，辅导员兼任所 带班级档案管理员。档案管理员须严格遵守国家和学校的档案管理规定 ，在 工作中认真负责 ，坚持原则 ，忠于职守 ，严守保密纪律 ，及时收集 、整理学 生档案材料 ，在认真审查后才可归档。
第七条 学生档案管理单位的职责如下：
（ 一 ） 负责保管学生档案；
（二） 负责收集 、整理学生档案材料；
（三） 负责学生档案内容的保密工作；
（四） 办理学生档案的查阅 、借阅和转递手续；
（五） 负责学生档案因特殊原因的移交 、保管等；
（六） 负责其他有关学生档案事项。
第八条 有下列行为之一 的 ，学校应当对直接负责的主管人员和其他直 接责任人员依法给予处分 ；构成犯罪的 ， 由司法机关依法追究刑事责任。
（ 一 ） 玩忽职守 ，造成档案损坏 、丢失或者擅自销毁档案的；
（二） 违反保密规定 ，擅自提供 、抄录 、公布档案的；
（三） 涂改 、伪造档案的；
（四） 擅自出卖 、赠送 、交换档案的；
（五） 不按规定归档 ，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六） 其他违反档案法律法规的行为。
第三章 归档的内容
第九条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生 的切身利益。学生档案归档包括以下内容：
1 . 入学档案。普通高职生入学档案是高考后由考生到本县（区） 招生办 公室领取的考生档案 ，一般应包括高中毕业生登记表 、高等学校招生报名表、 体检表 、普通高中应届毕业生学业水平考试成绩和综合素质评价表等材料； “3 + 2 ” 分段大专生为前段学校递转来的档案 ；五年制大专生入校档案为入校 后建立档案；
2. 高考准考证；
3 . 录取通知书；
4. 新生体检表；
5 . 学生登记表；
6. 学年鉴定表；
7. 奖励材料（含三好学生 、优秀党团员 、奖学金和优秀学生干部等的登 记表或审批表）；
8. 处分和处理材料（处分决定文件 、解除处分文件 、处理决定等）；
9. 在校期间学习成绩单（补考重修成绩必须标注）；
10. 学籍变更材料；
11 . 学生在校期间参加的各种社会实践活动的鉴定材料；
12. 毕业生登记表；
13 . 就业报到证；
14. 学生加入中国共产党 、共青团或其他政治团体的
15. 需要归档的其他材料。
第四章 归档要求
第十条 校 、二级学院两级管理部门应及时掌握形成学生档案材料的信 息 ，按档案材料形成的时间段 ，及时收集新形成的学生档案材料。
第十一条 入档材料必须是办理完毕的正式材料 ，相关职能部门在转交 入档材料时 ，必须要有严格的转交手续。
第十二条 档案材料必须完整 、真实 ，文字清晰 ，对象明确。
第十三条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的 ，必须加盖公 章 ，个人文字材料必须由本人签字。
第十四条 装入学生档案需要书写的各类材料 ， 只能用碳素墨水或蓝黑 墨水书写 ，不得使用圆珠笔 、铅笔 、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除 电传材料须复印存档外 ，一般不得用复印件代替原件存档。
第五章 档案的查阅
第十五条 各二级学院主任 、党总支书记 、副书记 、团总支书记和辅导 员 ，可查阅本二级学院的学生档案 ，并按查阅规定予以登记 ，其他人未经批 准不得查阅学生档案。确因工作需要对学生档案进行查阅的 ，在本二级学院 内查阅必须报请党总支书记批准 ，跨二级学院查阅必须报请学生处审批。
第十六条 公安 、法院 、检察机关 、学生考取公务员的单位等相关人员 须查阅学生档案的 ，必须提交所在单位介绍信 ， 由学生工作处审批后才可查 阅。
第十七条 学生个人不得查阅本人或他人档案。
第十八条 查阅学生档案 ，必须严格遵守保密制度和阅档规定 ，严禁涂 改 、圈阅 、批注 、抽取 、撤换档案材料 ，未经允许不得擅自拍摄 、复制档案 内容。确需拍摄 、复制档案有关内容 ，必须经学校主管学生工作书记或副书 记同意并报学生工作处批准后方可进行 ，复印件与原件核对无误后注明复印 日期并加盖团总支印章 ，才能生效。
第十九条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容 ， 因工作需要摘记 档案内容时 ，应经二级学院书记或主管学生工作副书记同意。摘记材料要妥 善保管 ，不得丢失及私自存放。
第六章 档案的转递
第二十条 学生毕业 、转学 、休学 、升学 、退学等 ，档案管理部门应及 时按程序将档案转交至新的主管单位。
第二十一条 学生档案原则上应通过机要转递 ，也可由接收单位派专人 领取 ，必要时可派专人送达。学生档案原则上不允许由本人自带。
第二十二条 档案主管单位（学生处 、二级学院） 必须建立详细的档案 转入 、转出记录 ， 以备查询。
第二十三条 新生档案转递
（一） 高职新生入校报到时 ，应将新生档案 、高考准考证和入学通知书直 接交给新生辅导员 ，然后由辅导员转递到二级学院团总支；
（二） 五年制大专新生将中考准考证 、入学通知书上交辅导员 ， 由辅导员 新建档案；
（三） “3 + 2 ” 分段制大专新生入校后 ， 由中专学校将档案统一转递学生 处 ， 由学生处转递给新生辅导员。
第二十四条 毕业生档案转递
（ 一 ） 毕业年份的五月份 ，各二级学院团总支将整理好的应届毕业生档案 交学生处。 由学生处审核 、密封后 ，按毕业生就业报到证上签发的单位或录 取院校地址直接送达 ，或通过机要方式转递。
（二）暂时未落实就业单位 、没有办理就业报到证的学生 ，其档案可暂存 学校两年 ， 由学生处学籍管理科统一管理 ； 留档期间档案需要转递 ， 由学生 本人或代办人凭 《就业报到证》 到学生处学籍管理科办理 ；两年期满 ，学生 档案由学校转回生源所在地的人事部门或教育部门。
第二十五条 休学和服兵役保留学籍的学生档案自保留学籍之日起由所 在二级学院统一保存至复学 ， 同时负责装入休学复学相关材料 ；复学后交由 新任辅导员保存 ；转学转出学生档案直接递送给转入学校 ，转学转入学生档 案直接交存辅导员。
第二十六条 因退学 、取消学籍离校未保留学籍的学生 ，在办完相关手 续后 ，其档案由二级学院交由学生工作处以机要文件方式转回生源地教育部 门或家庭所在地人事部门。
第七章 纪律要求
第二十七条 学生工作处不定期对各二级学院的档案管理进行抽查 ，对利用职权违反档案管理的工作人员 ，责令其改正 ；构成违纪的 ， 由学校给予 纪律处分 ；情节严重构成犯罪的 ，依法追究其刑事责任。
第二十八条 学生档案如发生遗失 ，学校只出具在校学习证明和录取审 批表复印件。任何单位和个人不能为学生重新补办档案。
第八章 附 则
第二十九条 本办法自 2020 年 1 月 1 日起施行。原 《许昌职业技术学院 学生档案管理办法》（许职院文〔2017〕 82 号） 同时废止 ，其他有关文件规 定与本规定不一致的 ， 以本规定为准。
第三十条 本办法由学生处负责解释。
