《许昌职业技术学院学生档案管理办法》补充细则

    为了加强学校毕业生档案管理工作，促进毕业生档案整理及转递工作规范化.制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，依据《许昌职业技术学院学生档案管理办法》许职院文〔2017〕82号，结合我校实际，制定本补充细则：

第一章 毕业生档案的归档

第一条 全日制普通毕业生档案内容：

1.入学档案。普通高职生入学档案是高考后由考生到本县（区）招生办公室领取的考生档案，一般应包括高中毕业生登记表、高等学校招生报名表、体检表、普通高中应届毕业生学业水平考试成绩和综合素质评价表等材料；“3+2”分段大专生为由前段学校递转来的档案；五年制大专生入校档案入校后建立档案（当年录取审批表复印件，并加盖学籍管理部门公章进行建档）；

2.高考准考证；

3.录取通知书；

4.新生体检表；

5.学生登记表；

6.学年鉴定表；

7.奖励材料（含三好学生，优秀党团员.奖学金和优秀学生干部等的登记表或审批表）；

8.处分和处理材料（处分决定文件、解除处分文件、处理决定等）；

9.在校期间学习成绩单（补考重修成绩必须标注）；

10.学籍变更材料；

11.学生在校期间参加的各种社会实践活动的鉴定材料；

12.高等学校毕业生登记表；

13.就业报到证白联；

14.学生加入中国共产党.共青团或其他政治团体的材料。

15.需要归档的其他材料。

第二条 全日制师范毕业生档案补充内容：

取得我院毕业资格的师范应届毕业生除以上材料外，取得教师资格的需对如下材料进行补充归档：

1.教师资格体检表

2.教师资格申请表

3.思想品德鉴定表

4.普通话等级证复印件

第三条 专升本毕业生档案补充内容：

    取得我校毕业资格并参加专升本升学考试的当年应届毕业生，除上述材料外需对如下材料进行补充归档：

1.专升本报名申请表

2.专升本报名登记表（正式表）

第四条 五年制、3+2毕业生档案补充内容：

取得我校毕业资格的五年制、3+2应届毕业生出上述材料外需对如下材料进行补充归档：

1.五年制转段信息采集表

第二章 毕业生档案的归档要求

第五条 所有归档材料必须是办理完毕的最终材料，必须真实完整.对象明确.手续完备，具体要求如下：

    1.装入毕业生档案需要书写的各类材料，只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔.铅笔.红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料须复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。填写人、审核人均要签署本人的汉语全名和日期。

    2.由学院（部门）审核鉴定材料，按照鉴定材料的流程和要求，予以审核，签署意见，并加盖学院（部门）公章。

    3.归档的复印材料，一律用A4纸张复印，由分院安排专人审核。

    4.各类学业考核材料，课程（实践环节）名称、学时及考核方式与培养方案一致，真实完整地记载.出具学生学业成绩，对通过补考.重修获得的成绩，应当予以标注。

    5.所有归档材料，学生的姓名、性别、年龄、出生年月及身份证号码与录取信息一致。

    6.毕业生档案袋的填写只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，笔迹工整，姓名、分院信息填写完整，籍贯统一填写至区.县所在地。

第三章 毕业生归档时间和转递

    第六条 毕业生档案管理工作实行校系两级管理办法。应届毕业生至毕业年份的六月份，由二级学院团总支负责管理，毕业年份五月份整理后符合转递条件的交学生处审核，密封和递送。

    1.入学材料：毕业前，由各学院负责讲收集、整理、审核行好的入学材料，装入毕业生档案。

    2.在校材料：学年考核材料、毕业材料、各类登记表、就业报到证、各学院负责组织填报、审核，于学生毕业离校前由辅导员装入档案袋。

    3.学生在受教育过程中形成的事发材料：

    休学、复学材料：待学生办理复学手续后，由分院学生辅导员负责分装。

    转学、转专业材料：经省教育厅主管部门批准后，学生处转交学院，由分院学生辅导员分装。

    奖励材料：普通高等教育学生的优秀毕业生、优秀学生信息等各类表彰材料，由分院学生辅导员负责分装。

    处分材料：在学生毕业前，凡未撤销处分的处分材料，普通高等教育学生的学籍处分、考试违规处分等各类违规违纪处分材料由分院学生辅导员负责分装。

第七条  毕业生档案的审核与转递

   1.符合转递条件的应届毕业生档案由辅导员整理完毕后，统一填写《许昌职业技术学院毕业生档案清册》（一式两份，以下均简称为为<档案清册）），辅导员签字，学籍科签收后，各保存一份。每年6月提交学生处审核，审核通过后于当年7月按照《档案清册》标注的报到地址发送至相应人事管理部门。

    2.不符合转递条件的应届毕业生由辅导员整理完毕后（如成绩不合格、档案必备材料缺失），交团总支统一保管，并填写《档案清册》，发送电子档到学生处备案，缺失材料由学生补充完毕后，由分院团总支进行报送至学生处学籍科进行数据更新，由学校统一安排时间发往学生报到证所在人事管理部门。在此期间学生处不再接收不符合转递条件的档案交由分院团总支统一保管。

3.暂时未落实就业单位，没有办理就业报到证的学生，其档案可暂存学校两年，由分院团总支统一管理；留档期间档案需要转递，由学生本人持《就业报到证》到分院团总支完善档案，由团总支审核合格，提交学生处统一安排时间进行转递。两年期满，招生就业处统一打印《就业报到证》并交各分院统一归档，学生档案随当届毕业生由学校转回生源所在地的人事部门或教育部门。

4.参加专升本考试的应届毕业生档案由辅导员整理完毕后，待录取后将符合提档条件的（学籍科提供录取名单）统一填写《档案清册》，档案交学籍管理科保管，学生持毕业证到学籍科领取档案寄通知书，如未被本科学校录取，需签订就业协议，并办理《就业报到证》后，由学校统一安排时间发送至人事管理部门。

第四章   纪律要求

第七条 学生处不定期对各分院档案管理进行抽查，对利用职权违反档案管理的工作人员，责令其改正，构成违纪的，由学校给予纪律处分，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。